어린이집 사무관리의 개념, 문서 및 영유아 평가의 의미와 과정

* 어린이집 사무관리의 개념



 사무관리는 보육에 직접 관련은 없지만 보육이 효율적으로 잘 이루어질 수 있도록 간접적으로 보육 서비스의 수준을 일정하게 유지하면서 운영하는데 도움을 주도록 보조하는 업무이다. 사무관리는 영유아 보육 활동의 수행과정에서 수반되는 제반 기록과 장부의 작성 및 보관, 공문서와 제 보고의 처리 등 문서관리를 집행하고 처리하는 업무를 의미한다.

 구체적으로 보육 기관의 사무관리는 다음의 두 가지 측면으로 구분된다.

- 보육 업무기록 : 생활기록부, 신체검사표, 행동관찰기록부, 보육일지, 보육계획안, 출석부 등의 기록과 정리 및 보관

- 일반적 사무 활동 : 행사계획, 보육 교직원 인사서류, 회계 관련 장부, 비품 및 소모품 대장의 기록과 보관



* 어린이집의 문서 



1) 문서의 필요성



 문서란 문자 또는 기호를 사용하여 인간의 의사 또는 사물의 상태, 관계와 현상 등을 어떤 물체 위에 영속적으로 상태로 표시하는 것이다.

 예전에는 지면 위에 표시된 문자 기록으로 국한하였으나 최근에는 마이크로필름, 정보통신망에 의한 문서를 모두 인정한다.

 문서의 기능은 정보교환의 매개로 공간적으로 의사의 전달을, 시간적으로는 의사의 보존을 확산시킬 수 있다.

 또한 문서는 복잡한 내용의 체계적인 정리와 사무처리 결과의 근거와 증빙자료가 되며 사무처리의 형식상과 체제상 반드시 필요하다.



2) 문서관리의 내용 및 원칙



 문서관리로는 원아들의 보육과 관련한 제문서의 수신 및 발송, 보관업무가 있다.

 문서를 취급할 때는 다음과 같은 원칙을 지켜야 할 것이다.

- 문서처리의 일관성, 객관성, 합리성을 위해 문서 관계 규정을 준수해야 한다.

- 문서는 당해 기관의 공식적인 의사 표현이므로 신중하되, 신속하게 취급되어야 한다. 즉, 문서를 검토하고 결정하는 것은 신중해야 하나 집행 및 처리는 신속해야 한다.

- 공공기관의 문서는 개인의 권리와 의무에 영향을 미치므로 최대한 정확하게 취급해야 한다.

- 문서는 책임 있게 취급해야 한다.

- 문서처리과정에서 책임 한계를 명확히 설정하고 문서의 처리상황과 보관장소 등을 명확히 하여 담당자 부재 시에도 업무의 계속성을 확보해야 하며, 담당자 교체 시 반드시 인수인계를 해야 한다.

- 문서의 내용에 적합한 취급을 해야 한다. 즉, 긴급처리나 비밀 유지가 필요한 문서 등의 내용에 따라 처리의 완급 등을 결정한다.



 이상에서 살펴본 바와 같이 문서처리는 즉일 처리, 책임처리, 법령적합의 원칙을 지켜야 하는 것이다. 



3) 문서의 접수, 발송 및 보관



 문서의 접수, 발송 및 보관 시에는 다음과 같은 원칙을 지켜야 한다.

- 문서를 접수하고 발송할 때는 반드시 접수(발송) 일자, 발(수)신처, 문서번호, 문서 제목, 인수자(처리자) 등을 대장에 기록해야 한다.

- 전화 문서 수발은 문서의 아래에 송화자, 수화자의 직급 및 설명을 기록하여야 한다.

- 수기 문서를 정리할 때는 기준에 따라 분류하고 편철하여 보관하며, 보존기간이 경과한 불필요한 문서는 폐기한다.

- 문서를 보관할 때는 보존기간 기산일까지 발생 순서에 따라 등록에서 완결까지 진행 문서 파일이나 문서 캐비닛에 보관하며 사용 빈도가 높은 것은 상단에 보관한다.

- 기관 문서는 법에 명시한 기간 동안 보관, 관리해야 하는데 문서에 따라 1년, 3년, 5년, 10년, 20년, 준영구, 영구보존 등 보존기간이 7종으로 각기 다르다.



4) 어린이집에서 비치해야 할 서류



 어린이집에서 비치해야 할 서류로는 다음과 같은 것이 있다.

- 시설 연혁 기록부

- 재산목록, 임대차 계약서

- 운영일지

- 인사기록 카드

- 예산 및 결산서

- 총계정원장 및 수입, 지출 보조부

- 금전 출납부와 증빙서류

- 보고서철과 관계행정기관 문서철

- 법인 정관 및 관계 서류

- 입학신청자 명부 및 입학 영유아 명부

- 생활기록부, 영유아 보육일지 및 건강진단 카드

- 인사, 복무 및 시설 운영에 관한 규정 : 종사자 관리, 대체 교사 관리, 실습 교사 관리에 관한 서류

- 기타 보육시설 운영에 필요한 서류 : 시설 안내 책자, 부모교육자료, 운영위원회의 구성과 활동, 양호 관련 서류, 영양 및 위생 관련 서류, 소방 관련 서류



5) 보육 관련 서식



최소의 시간, 노력, 비용으로 문서를 빠르고 정확하고 편리하게 처리하는 사무관리의 합리화를 꾀하기 위해서는, 사무처리 조직의 정립, 사무의 표준화 및 능률화가 이루어져야 한다. 육아종합지원센터에서는 보육 관련 프로그램과 정보. 각종 문서의 양식을 제공하고 각종 서식(예 : 기안)이 간소화되고 있다.



* 영유아 평가의 의미

 

 평가란 어떤 것의 가치를 판단하는 과정이며, 보육 평가는 교육목표 달성도를 알아보는 과정으로, 영유아를 과학적으로 이해하는 수단이 된다. 그리고 보육 평가의 범주는 영유아 평가, 교사 평가, 보육프로그램 평가로 나뉜다.

 특히 영유아 평가는 영유아의 인지능력 정도를 파악하거나 영유아를 상대적으로 평가하여 서열화 또는 점수화하기 위한 것이 아니다. 보육에서의 영유아 평가는 영유아의 전인적인 성장과 발달 정도를 파악하여 개별 영유아를 이해하는 과정이 된다. 그러므로 영유아 평가는 전문적이고 고도의 기술적인 노력이 필요하며, 반드시 특정한 목표에 적합한 것이어야 하고, 평가 방법 또한 영유아의 발달과 경험에 적절하여 영유아에게 유익하여야 한다.



* 영유아 평가 과정



 영유아 발달 평가의 결과는 영유아의 보육 활동에 활용되어야 하므로, 보육교사는 발달 수준을 가장 객관적이고 효율적으로 평가할 수 있는 평가 과정에 대한 기초 지식을 갖추고 있어야 한다(이연섭 외, 1996).

 Leavitt & Eheart(1991)는 보육 현장에 적용 가능한 예로써 평가의 주요 과정을 다음과 같이 네 과정으로 제안하였다.



@평가의 주요 과정@



* 사전 정보 수집 -> 관찰기록 -> 평가 결과 도출 -> 환류



- 1단계 : 부모로부터 영유아 정보 수집

- 2단계 : 영유아의 놀이 및 일상적 활동 관찰 기록

- 3단계 : 영유아에 대한 종합적인 평가 체제 발전

- 4단계 : 평가 자료를 보육 과정의 계획과 실행에 적용